Unidad de Sistemas de información
Componentes del servicio:
• Catalogación, clasificación y preparación física (material impreso, audiovisual, cd).
• Automatización de la información (ingreso a una base de datos).
• Administración de la información, este proceso consta de los siguientes subprocesos:
1. Selección y adquisición
2. Servicio de consultas
3. Manejo de colecciones
4. Elaboración de reglamentos
5. Mantenimiento de colecciones
6. Capacitación a usuarios
7. Administración del recurso humano
8. Programas de mejoramiento
Administración de Centros Documentales
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que deben guardarse y asegurar la conservación indefinida de los contenidos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
El éxito de los negocios depende de una adecuada administración de la información, la que se ha vuelto tan importante como la gestión de los recursos financieros y del capital humano. Contar con la información precisa para la toma de decisiones, implica cumplir con 3 principios básicos: disponibilidad, seguridad y confiabilidad. Las ineficiencias en cualquiera de estos tres aspectos impactan directamente en la rentabilidad.
Administración de proyectos, licitaciones, procesos de aprobación de documentos y flujos de trabajo, están entre las más destacadas funcionalidades que han sido desarrolladas para optimizar la gestión a todo nivel en una empresa, y adicionalmente proteger los contenidos de carácter estratégico.
Características
Nuestras soluciones son totalmente flexibles, escalables, de rápida implantación y autonomía tecnológica, lo que permite adaptarlas a cada tipo de requerimiento, para mejorar sus procesos de trabajo, potenciar sus capacidades competitivas y evitar incurrir en inversiones de TI.
Han sido concebidas tanto para organizaciones públicas como privadas, sin importar el tamaño de su empresa o de su proyecto. Su versatilidad, las convierte en potentes instrumentos de gestión en áreas tan diversas como Ingeniería y Proyectos, Administración y Finanzas, Recursos Humanos, e incluso Marketing.
Son aplicaciones desarrolladas en ambiente web, diseñadas para resolver los problemas de almacenamiento, acceso y búsqueda de archivos, organizándolos en bibliotecas virtuales, a las que los usuarios acceden según los privilegios que les hayan sido conferidos.
Para lograr una eficiente gestión con la información de una empresa, es necesario definir un Sistema de Gestión Documental, el cual se define a partir de las siguientes consideraciones: creación, almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución y workflow.
Creación ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas?
Almacenamiento ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos?
Recuperación ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación?
Clasificación ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
Seguridad ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación?
Distribución ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos?
Workflow¿Si los documentos necesitan pasar de una persona a otra para ser validados, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos?